Każda czynność notarialna powinna zostać poprzedzona kontaktem z pracownikiem kancelarii w celu ustalenia rodzaju dokumentów, które należy przedłożyć w oryginale przed ustaleniem terminu jej dokonania. Dokumenty te zostaną zweryfikowane przez notariusza, a ich analiza umożliwi stwierdzenie czy stanowią one wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności. Zagwarantuje to sprawną obsługę oraz umożliwi notariuszowi czuwanie nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron danej czynności notarialnej.

W zależności od rodzaju i przedmiotu transakcji do kancelarii należy dostarczyć różnego rodzaju dokumenty. Niżej wskazane podstawowe dokumenty pozwolą ustalić czy istnieje konieczność przedłożenia dodatkowych dokumentów:

1. Zbycie nieruchomości stanowiącej lokal mieszkalny lub o innym przeznaczeniu:
   

   • podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu
     o stwierdzeniu nabycia spadku lub inna; jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku - dodatkowo należy przedłożyć zaświadczenie z urzędu skarbowego o zgłoszeniu majątku spadkowego do opodatkowania),

   • aktualny odpis z księgi wieczystej.
     
     

2. Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego
   lub o innym przeznaczeniu:
   

   • podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, przydział, postanowienie sądu
     o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub inna; jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie sądu
     o stwierdzeniu nabycia spadku - dodatkowo należy przedłożyć zaświadczenie z urzędu skarbowego o zgłoszeniu majątku spadkowego do opodatkowania),

   • aktualny odpis z księgi wieczystej, jeżeli dla tego prawa jest ona prowadzona,

   • zaświadczenie ze Spółdzielni o przysługiwaniu prawa do lokalu.
     
     

3. Zbycie nieruchomości stanowiącej zabudowaną bądź niezabudowaną działkę gruntu:
   

   • podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu
     o stwierdzeniu nabycia spadku lub inna; jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku - dodatkowo należy przedłożyć zaświadczenie z urzędu skarbowego o zgłoszeniu majątku spadkowego do opodatkowania),

   • aktualny odpis z księgi wieczystej,

   • zaświadczenie z gminy o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o jego braku,

   • decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli była wydana,

   • wydany przez starostwo powiatowe wypis z rejestru gruntów dla zbywanej nieruchomości; jeżeli przedmiotem umowy jest działka lub działki stanowiące fragment większej całości niezbędny jest wypis z rejestru gruntów i wyrys
     z mapy ewidencyjnej (wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”),

   • do ujawnienia budynku w księdze wieczystej niezbędny jest wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej z zaznaczonym budynkiem
     (wraz z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”),

   • przy zbyciu nieruchomości z rozpoczętą inwestycją budowy należy dodatkowo przedłożyć pozwolenie na budowę, zaś przy zbyciu nieruchomości z zakończoną inwestycją budowy budynku - pozwolenie na budowę wraz z dokumentem potwierdzającym zgłoszenie budynku do użytkowania.